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終わらない会議がどうしたらまとめあがるのか?

ACTIVITY

FROM 安井匠
@沖縄にて

 

昨日、私を含め認定トレーナーの鈴木さん、林さんと3名で、

質問型に積極的に取り組んでいらっしゃる沖縄の企業様の社内会議に参加させていただきました。

 

この企業の社長様は、会議にあえて第3者である私たちを参加させることで、

社内だけでは見えない、客観的なアドバイスを得て、

自社をもっともっと良くしていこうという目的だったのです。

 

普段、私たちだけでななく、読者の方も、

会議やミーティングを行うと、こんな経験をされていらっしゃらないでしょうか?

 

始まる前には、

「この報告で、上司はすんなりOKしてくれるかな」と内心ビクビクしたり、

会議の最中も

「無事に終わってくれないかな~」と思ったり、

話し合うというよりは、

「決まったことは、とにかくやらなきゃいけないんだよな(正直気がのらないけど、、、)」

いうことだったり、自分は当事者ではないのだけど、

「そもそもこの会議は何のためにやってるんだっけな?」

とか、

「なんで、いつもこういう展開になっちゃうんだろう?時間がもったいない、、、」

といったようなマイナスイメージがなんとなく付きまとっていませんでしょうか?

「いや~、今度の会議(ミーティング)が無茶苦茶楽しみだ!」

とか

「ホント、今日の会議(ミーティング)はスッキリしたな~」

といったような感想の方が少ない現実かもしれません。

なぜこのようになってしまうのでしょうか?

これですが、客観的に観させていただくと、本当によくわかりますね。

私たち3人なりに、色んな見方があったのですが、

その中で「議長をしっかりつけた方がいい。しかも第3者の方が良いのでは?」

という話になり、早速、鈴木さんが、議長を務めることになりました。

もちろん、ここでの進行の仕方は、「質問型コミュニケーション」です。

鈴木さんが、一人一人の目的や、この話し合いのゴールの認識を

一人一人に確認するところからスタートです。

 

それだけでも、随分と認識のズレがはっきりと浮き彫りになりました。

お互いに違う認識のもとに話し合っているものですから、

「いやいやこうでしょ」

「そうじゃなくて、もっとこうしたくて」

といった議論になってしまっていたのです。


でも、この企業の社長様の目的や、その背景、、なぜこういう指示を出したのか?

といったことを全員で確認しあっていくことで、

本当にスムーズな流れと話し合いになりました。

 

ひとつの議題で、2時間近く話し合い、なかなか着地点も見えず、

そして、本当にこれ実行されるかな?

といった状態から、全員納得!!!

という状態にいたるまでに、30分くらいでたどり着きました。

 

もちろん、そのあとの進行もスムーズに行われ、

終わってみると、

「本当に議長の存在って大切で有難かったです」

「社長の思いがわかってとてもスッキリしました」

「これからもこういう会議を続けていきたいので、鈴木さんぜひお願いします」

といったような声を頂戴することが出来ました。

 

ということで、基本は1対1のコミュニケーションである

質問型ですが、このように基本の原理原則をしっかりと抑えて、

それを会議に応用してみてはいかがでしょうか?

 

それでは、最後までお読みくださり、ありがとうございました。

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